SharePoint is een uitstekende keuze voor organisaties die hun intranet willen hosten. In de meeste gevallen is de marketing- of communicatieafdeling nauw betrokken bij het opzetten en configureren van het intranet. Een van hun belangrijkste aandachtspunten is het integreren van de huisstijl of bedrijfsidentiteit in het nieuwe platform. In de goede oude tijd, toen IT-afdelingen nog onbeperkte budgetten hadden, werd een aanzienlijk deel van het budget juist aan dit doel besteed: ervoor zorgen dat SharePoint er niet meer als SharePoint uitzag.
Die complete herziening van de SharePoint-gebruikersinterface was een kostbare aangelegenheid, niet alleen tijdens de ontwikkelingsfasen, maar ook telkens wanneer het systeem moest worden geüpgraded. Met dit in gedachten, de krappere budgetten en de overgang naar de cloud (met minder aanpassingsmogelijkheden) hebben we een extreme reactie in de tegenovergestelde richting waargenomen. De meeste IT-afdelingen doen geen moeite meer om de SharePoint-interface ingrijpend aan te passen, omdat… nou ja, eigenlijk gewoon omdat het te duur is.
Maar dat betekent niet dat elk op SharePoint gebaseerd intranet er hetzelfde uitziet, integendeel. Er zijn tal van kant-en-klare opties waarmee SharePoint-beheerders de huisstijl van het bedrijf kunnen uitdragen.
Wat bepaalt de huisstijl in SharePoint?
Microsoft heeft onderzoek gedaan naar bedrijfsbranding. Uit de resultaten bleek dat er vier belangrijke factoren zijn die bijdragen aan de naamsbekendheid van een merk online:
- Logo's
- Navigatie
- Kleurenschema en lettertypen
- Inhoudsstructuur
Uit de resultaten bleek ook dat de mogelijkheden van de moderne interface van SharePoint Online te beperkt waren. Er waren meer aanpassingsmogelijkheden nodig om gebruikers het gevoel te geven dat ze op een bedrijfsplatform werkten. En dus ging Microsoft aan de slag…
Kleurschema's & lettertypes
Op vlak van visuele vormgeving biedt SharePoint beheerders de mogelijkheid om thema’s te definiëren op basis van kleuren en huisstijlrichtlijnen. In de klassieke SharePoint-omgeving konden site-eigenaars vrij kleurenschema’s en lettertypes combineren om een eigen look-and-feel te creëren. Deze functionaliteit bestaat nog steeds, maar gedraagt zich anders binnen de moderne SharePoint-ervaring.
Wanneer een organisatie overstapt naar de moderne SharePoint-interface, worden moderne pagina’s automatisch weergegeven volgens de beschikbare moderne thema-opties. De klassieke onderdelen van SharePoint, zoals bepaalde beheerschermen en instellingenpagina’s, blijven daarentegen gebruikmaken van de klassieke themaconfiguratie. Hierdoor kunnen binnen dezelfde omgeving zowel een modern als een klassiek thema naast elkaar bestaan.
De moderne SharePoint-ervaring biedt een vereenvoudigde aanpak voor branding. Beheerders kunnen kiezen uit een reeks vooraf gedefinieerde thema’s, waaronder verschillende lichte kleurvarianten en enkele donkere thema’s. Daarnaast kunnen accentkleuren worden aangepast om de visuele identiteit verder af te stemmen op de huisstijl van de organisatie.
Waar de klassieke versie nog uitgebreide mogelijkheden bood voor het aanpassen van lettertypes, kiest Microsoft binnen de moderne ervaring voor meer uniformiteit. Het standaardlettertype Segoe UI wordt hierbij consequent gebruikt, waardoor organisaties minder vrijheid hebben in typografische aanpassingen, maar wel profiteren van een consistente gebruikerservaring binnen het Microsoft 365-ecosysteem.
Wat als, en dit scenario is meer dan waarschijnlijk, de kleuren van je bedrijf niet in de vooraf gedefinieerde thema’s voorkomen? Er is een manier, maar helaas komt daar wat PowerShell bij kijken. Deze blog is niet bedoeld als technische handleiding voor het uploaden van aangepaste thema’s, maar we verwijzen je graag naar zowel de theme generator (Fluent UI Theme Designer (windows.net)) en de PowerShell-script (Add-SPOTheme (Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell) | Microsoft Learn).
Logos
SharePoint-logo’s kunnen eenvoudig worden toegevoegd via de instellingen voor uitzicht en branding van een site. Organisaties hebben de mogelijkheid om zowel een sitelogo als een thumbnaillogo te uploaden. Het sitelogo wordt weergegeven in de linkerbovenhoek van de site, naast de sitenaam, terwijl het thumbnail logo zichtbaar is op de kaarten en overzichten binnen de SharePoint-startpagina.
Ook de koptekst van een SharePoint-site kan worden gepersonaliseerd. Beheerders kunnen de hoogte en kleur van de header afstemmen op een van de beschikbare themakleuren. Wie nog meer visuele impact wil creëren, kan kiezen voor de uitgebreide headerindeling. Deze biedt de mogelijkheid om een achtergrondafbeelding toe te voegen, wat zorgt voor een sterkere en meer gepersonaliseerde uitstraling van de site.
Binnen SharePoint zijn teamsites en communicatiesites de meest gebruikte sjablonen. Hoewel beide types veel overeenkomsten vertonen, bieden communicatiesites extra mogelijkheden op het vlak van branding en gebruikerservaring. Zo kunnen communicatiesites worden uitgebreid met een voettekst, die kan worden gebruikt voor aanvullende navigatie, contactinformatie of branding. Ook hier kan een extra logo worden toegevoegd om de huisstijl van de organisatie consequent door te trekken binnen de volledige site.
Navigatie
Traditioneel werd de navigatie binnen SharePoint weergegeven in een zijbalk aan de linkerkant van de site. In de moderne SharePoint-ervaring hebben site-eigenaars meer flexibiliteit en kunnen zij kiezen tussen een klassieke navigatiestructuur aan de linkerkant of een navigatiebalk bovenaan in de koptekst.
Wanneer gekozen wordt voor navigatie in de header, zijn er bovendien verschillende weergavemogelijkheden beschikbaar. Zo kan de navigatie worden opgebouwd met uitklapbare menu's op meerdere niveaus of via een megamenu, waarbij links overzichtelijk worden gegroepeerd in grotere panelen. Dit maakt het voor gebruikers eenvoudiger om snel de juiste informatie terug te vinden en verbetert de algemene gebruikservaring.
Daarnaast biedt de voettekst van een SharePoint-site een extra locatie om belangrijke links beschikbaar te maken. Organisaties gebruiken deze ruimte vaak voor juridische informatie, disclaimers, contactgegevens of links naar sociale mediakanalen. Op die manier draagt de voettekst niet alleen bij aan een betere navigatie, maar ook aan een consistentere en professionelere gebruikerservaring binnen het intranet.
Content structuur
En tot slot kunnen we het eens hebben over de inhoud. In SharePoint kunnen we paginasjablonen maken, zodat specifieke informatie op alle pagina’s altijd op dezelfde plek te vinden is. Dit zorgt voor herkenbaarheid bij gebruikers en helpt hen bij het navigeren door het intranet. Op deze manier kunnen makers van inhoud zich concentreren op de inhoud zelf, in plaats van op de vormgeving ervan.
Conclusie
SharePoint heeft een lange weg afgelegd sinds de overstap naar de moderne interface. Toen de moderne lay-out voor het eerst werd gelanceerd, waren de mogelijkheden… op zijn zachtst gezegd beperkt. En hoewel sommige SharePoint-beheerders van de oude stempel misschien de tijd missen waarin ze veel geld konden besteden aan het ontwerp van hun SharePoint-pagina’s, moeten zelfs zij toegeven dat SharePoint tegenwoordig een groot aantal functies biedt om de merkidentiteit van het bedrijf te versterken. We kunnen alleen maar hopen dat Microsoft deze trend voortzet en de functies blijft verbeteren en uitbreiden waar de community om vraagt. Ik bedoel, wie zou er nou geen intranet willen met het lettertype Comic Sans?
