Hubsites in SharePoint zijn al geruime tijd dé manier om structuur aan te brengen binnen een intranetomgeving. Toen Microsoft deze functionaliteit voor het eerst aankondigde tijdens Ignite 2017, werd al snel duidelijk dat dit een belangrijke verandering zou betekenen voor SharePoint- en IT-beheerders wereldwijd.
In deze blog bekijken we wat hubsites precies zijn, waarom ze zijn ontstaan en welke voordelen ze bieden voor organisaties
Subsites, een complex doolhof voor beheerders
Vroeger werd een SharePoint-omgeving vaak opgebouwd volgens een hiërarchische structuur. Je startte met één hoofdsite, waarop vervolgens subsites werden aangemaakt. Die subsites kregen op hun beurt weer eigen subsites, waardoor al snel een diep vertakte structuur ontstond.
Naarmate het aantal sites groeide, werd het beheer steeds complexer. Het verplaatsen van een subsite of het aanpassen van toegangsrechten kon bijvoorbeeld een grote impact hebben op onderliggende sites. Door het overerven van machtigingen ontstond vaak een ingewikkeld netwerk van uitzonderingen en specifieke rechten, wat governance en beheer bemoeilijkte.
https://myawesomecompany.sharepoint.com/sites/Topsite/sub1/SubB/SubIII/...
Ook de URL-structuur werd hierdoor steeds langer. Hoewel dit in een browser doorgaans weinig problemen oplevert, kan dit wel beperkingen veroorzaken wanneer documentbibliotheken worden gesynchroniseerd via OneDrive. Lange paden kunnen immers leiden tot synchronisatieproblemen en foutmeldingen.
Een nieuwe manier van denken
De traditionele hiërarchische structuur is grotendeels gebaseerd op de klassieke manier waarop organisaties jarenlang bestanden beheerden: mappen in mappen in mappen. Diezelfde logica werd toegepast op sites.
Microsoft brak met deze aanpak door de introductie van hubsites. In plaats van sites onder elkaar te plaatsen, worden verschillende sites logisch gegroepeerd binnen een hub. Hierdoor ontstaat een flexibele structuur waarbij sites zelfstandig blijven, maar toch verbonden worden via gemeenschappelijke navigatie, branding en zoekfunctionaliteit
SharePoint-beheerders kunnen sites groeperen op basis van elke gewenste maatstaf, maar meestal groeperen ze hun sites op basis van de bedrijfsunit waartoe ze behoren. Zo komen we uit op een aantal hubs, zoals een HR-hub, een sales-hub, een R&D-hub, … Laten we deze R&D-hub als voorbeeld nemen. We maken een site aan met de naam R&D en registreren deze als een hubsite. Al onze R&D-projecten worden beheerd in een specifieke teamsite per project, die we koppelen aan onze R&D-hub. Wat er nu gebeurt, is dat al deze sites een gemeenschappelijk kleurenthema delen, dat wordt beheerd vanuit de hubsite. De zoekfuncties zijn met elkaar verbonden, wat betekent dat je in de hele hub naar documenten kunt zoeken in plaats van in één enkele site of letterlijk elke afzonderlijke site in je tenant. Al je sites delen nu ook een aanpasbare navigatiebalk. Nieuws en activiteiten op de bijbehorende sites worden ook op de hubsite onder de aandacht gebracht, waardoor een overzicht ontstaat van alle activiteiten in de hele hub.
Dit betekent echter niet dat we de machtigingen kunnen negeren. Al deze sites hebben hun eigen set machtigingen, wat inhoudt dat een eindgebruiker niet automatisch toegang krijgt tot alle sites in een hub zodra hij toegang heeft gekregen tot één site. De hub-eigenaar heeft de mogelijkheid om de synchronisatie van machtigingen op de hub-site in te schakelen, maar het is aan de eigenaar van elke afzonderlijke gekoppelde site om die synchronisatie op zijn of haar site toe te staan. Deze functie is standaard uitgeschakeld.
Een hubsite kan zowel een teamsite als een communicatiesite zijn; de keuze is aan u. Wat we echter het vaakst zien, is dat organisaties de neiging hebben om voor elke bedrijfsunit een portaal aan te maken met de informatie en middelen die relevant zijn voor die bedrijfsunit. In dat geval is een communicatiesite wellicht de beste optie.
Sold! Vertel me nu hoe dit werkt!
nkel SharePoint-beheerders kunnen een site registreren als hubsite. Op die manier behouden zij controle over de architectuur en structuur van het intranet. Ze kunnen dit doen via PowerShell of via het SharePoint-beheercentrum.
Na registratie kan de beheerder bepalen welke site-eigenaars hun sites aan de hub mogen koppelen. Alleen eigenaars van een site kunnen die koppeling effectief uitvoeren
Hub associations, dus hubs binnen hubs?
Sinds eind 2021 ondersteunt SharePoint ook hubassociaties.
Hierbij kan een hubsite gekoppeld worden aan een overkoepelende hubsite. Je krijgt daardoor een structuur van parent- en child-hubs, wat vooral voor grotere organisaties extra mogelijkheden biedt om hun intranet logisch te organiseren.
Niet alleen beheerders profiteren hiervan. Ook gebruikers krijgen toegang tot een uitgebreidere zoekervaring doordat informatie uit verschillende hubs gecombineerd kan worden. Hierdoor wordt het eenvoudiger om kennis en documenten terug te vinden binnen de volledige organisatie.
