Stad Genk

De uitdaging

Gezien het grote aantal bedrijven dat in Genk is gevestigd, krijgt de stad te maken met veel informatieverzoeken. De dienst Economie is het eerste aanspreekpunt voor alle bedrijven. Alle vragen van bestaande en nieuwe bedrijven, marktkramers en andere organisaties kwamen via verschillende kanalen binnen, waardoor het moeilijk was om alle verzoeken tijdig te verwerken.

Om een beter overzicht en een meer gestroomlijnde werking te creëren, ontstond de behoefte aan een centraal systeem waarin alle informatie samenkomt. Zo kunnen vragen en aanvragen vanuit diverse kanalen op een uniforme manier worden geregistreerd en opgevolgd. Daarnaast biedt het systeem een volledig overzicht van alle ondernemingen die in Genk gevestigd zijn, inclusief de bijbehorende contactpersonen, waardoor de dienstverlening efficiënter en meer datagedreven kan verlopen.

De oplossing

Om alle medewerkers toegang te geven tot dezelfde actuele informatie, werden alle gegevens van lokale ondernemingen samengebracht in één centraal platform. Hiervoor ontwikkelde Qubix een modelgestuurde Power App op basis van Microsoft Dataverse, die een duidelijk en volledig overzicht biedt van bedrijven, contactpersonen en lopende dossiers.

Alle informatieverzoeken en de opvolging ervan worden voortaan vanuit één systeem beheerd. Hierdoor beschikken medewerkers steeds over een realtime overzicht en kunnen zij bedrijven sneller en consistenter ondersteunen. Omdat een groot deel van de vragen via een centrale mailbox binnenkwam, werd deze naadloos geïntegreerd in de applicatie. E-mails worden automatisch geregistreerd en toegewezen aan de juiste medewerker, waardoor geen enkel verzoek verloren gaat en de opvolging efficiënter verloopt.

Daarnaast zorgt de integratie met MAGDA (VKBO) ervoor dat bedrijfs- en contactgegevens automatisch worden bijgewerkt, zodat medewerkers steeds beschikken over correcte en actuele informatie. Dankzij deze centrale aanpak kan Stad Genk ook rapporteren over binnenkomende vragen en dienstverlening, wat waardevolle inzichten oplevert voor een verdere optimalisatie van processen en dienstverlening.