BIPT

De uitdaging

Inspecties op het terrein gebeurden grotendeels op papier. Na iedere controle moesten medewerkers de verzamelde gegevens opnieuw invoeren in Excel, documenten inscannen en alles manueel aan het juiste dossier toevoegen. Dat zorgde niet alleen voor extra administratief werk, maar verhoogde ook het risico op fouten. Bovendien ontbrak een uniforme werkwijze voor alle controleurs.

Het BIPT wilde daarom het volledige controleproces digitaliseren: van de eerste vaststelling op het terrein tot het afgewerkte dossier. Omdat de organisatie al met Microsoft Dynamics 365 werkte, kon de nieuwe oplossing binnen hetzelfde platform worden opgebouwd. Qubix werd ingeschakeld vanwege zijn expertise in het ontwikkelen van gebruiksvriendelijke canvas apps

De oplossing

Qubix bouwde het dossierbeheer uit in Microsoft Dynamics 365 en ontwikkelde twee mobiele tablet apps voor de diensten Equitel en NCS. Controleurs kunnen hiermee interventies en vaststellingen registreren, foto’s rechtstreeks aan een dossier toevoegen, een Pro Justitia opmaken en hun planning raadplegen. Dankzij de offline functionaliteit kunnen ze ook werken op locaties zonder internetverbinding.

Het verslag wordt meteen ter plaatse gegenereerd in het Nederlands of Frans, elektronisch ondertekend en vervolgens per e-mail bezorgd. Zo verdwijnen dubbele invoer en scanwerk, vermindert het risico op fouten en werkt elke controleur volgens dezelfde digitale flow. Tegelijk worden alle gegevens centraal verzameld op één uitbreidbaar platform, wat betere rapportering mogelijk maakt en de basis legt om later ook andere diensten en processen te digitaliseren.

Met één centraal digitaal proces maakt het BIPT controles efficiënter, consistenter en klaar voor de toekomst.